POLISI DAN PROSEDUR PEMBERIAN MAKLUMAT

(Semakan 2020)

For English Version

OBJEKTIF

 

Pemberian maklumat ialah aspek penting dalam mekanisme kebertanggungjawapan dan ketelusan yang membolehkan kakitangan atau rakan perniagaan (“pemberi maklumat”) dalam CHEMQUEST SDN BHD (“CQ’ atau “Syarikat”) dan anak syarikatnya (“CQ Group” atau “Kumpulan”) menyuarakan kebimbangan dengan cara yang bertanggungjawab dan berkesan.

 

Menjadi syarat asas bagi setiap kontrak pekerjaan bahawa kakitangan Kumpulan akan memberikan khidmat kepada majikannya dengan setia dan tidak akan mendedahkan maklumat sulit tentang urusan majikan. Walau bagaimanapun, apabila pemberi maklumat mendapat maklumat yang mereka percaya menunjukkan amalan salah atau salah laku yang serius dalam organisasi, maklumat ini seharusnya didedahkan secara dalaman tanpa kebimbangan terhadap diskriminasi atau gangguan.

 

Akta Perlindungan Pemberi Maklumat 2020 (“APPM”)

“Suatu Akta untuk memerangi rasuah dan salah laku lain dengan menggalakkan dan memudahkan pendedahan kelakuan tidak wajar dalam sektor awam dan swasta, untuk melindungi orang yang membuat pendedahan itu daripada tindakan yang memudaratkan, untuk mengadakan peruntukan supaya perkara yang didedahkan disiasat dan diuruskan dan untuk mengadakan peruntukan bagi perkara lain yang berkaitan dengannya.”

 

 

Pada asasnya, APPM memberikan perlindungan undang-undang kepada pemberi maklumat daripada dibuang kerja atau dikenakan hukuman oleh majikan mereka akibat mendedahkan kebimbangan yang serius. Peruntukan dalam APPM adalah untuk memastikan pemberi maklumat tidak berasa terjejas apabila menyuarakan kebimbangan yang munasabah.

 

 

Perlu juga ditekankan bahawa polisi ini bertujuan membantu pemberi maklumat yang percaya bahawa mereka menyedari berlakunya amalan salah atau kelakuan tidak wajar. Ia bukan bertujuan untuk mempersoalkan keputusan kewangan atau perniagaan yang diambil oleh Kumpulan dan tidak boleh digunakan untuk menimbangkan semula apa-apa perkara yang telah dikendalikan di bawah prosedur gangguan, aduan, tatatertib atau mana-mana prosedur lain. Sebaik sahaja prosedur “pemberian maklumat” tersedia, pekerja diminta menggunakannya dan tidak menyuarakan aduan mereka di luar Kumpulan.

 

 

 

 

SKOP POLISI

 

Polisi ini terpakai kepada:

 

·          

semua kakitangan dalam Kumpulan, yang merujuk pengarah (eksekutif dan bukan eksekutif), pekerja (termasuk pekerja tetap, sambilan dan kontrak); dan

 

·          

semua rakan perniagaan, iaitu pihak luar seperti pelanggan, pembekal, kontraktor dan pihak berkepentingan lain yang mempunyai hubungan perniagaan dengan Kumpulan.

 

Polisi ini dirangka untuk:

 

·          

Menyokong nilai kami;

 

·          

Memastikan pemberi maklumat menyuarakan kebimbangan tanpa rasa takut akan menerima balasan; dan

 

·          

Menyediakan proses yang telus dan sulit untuk mengendalikan kebimbangan.

 

Polisi ini bukan hanya meliputi kelakuan tidak wajar yang mungkin berlaku dalam urusan pelaporan kewangan, tetapi hendaklah juga termasuk yang berikut:

 

·          

Amalan salah atau kelakuan tidak wajar atau penipuan dalam kewangan

 

·          

Kegagalan mematuhi obligasi undang-undang atau kawal selia

 

·          

Kesihatan dan keselamatan, atau alam sekitar

 

·          

Aktiviti jenayah

 

·          

Perbuatan sogokan dan rasuah

 

·          

Kelakuan tidak wajar atau tingkah laku tidak beretika

 

·          

Konflik kepentingan yang serius tanpa pendedahan

 

·          

Apa-apa perkara tidak wajar lain yang serius yang boleh menyebabkan kerugian kewangan atau bukan kewangan kepada Kumpulan atau menjejaskan nama baik Kumpulan

 

·          

Menyembunyikan mana-mana perkara yang di atas.

 

 

 

 

 

PRINSIP

 

 

·          

Semua kebimbangan sebenar yang disuarakan akan dikendalikan secara adil.

 

·          

Gangguan atau pemangsaan terhadap mana-mana pemberi maklumat yang menyuarakan kebimbangan sebenar tidak akan dibiarkan.

 

·          

Identiti pemberi maklumat yang membuat pendedahan akan dirahsiakan kecuali dia bersetuju sebaliknya, atau keadaan menghendaki sebaliknya.

 

·          

Akan memastikan pemberi maklumat tahu siapa yang mengendalikan perkara tersebut.

 

·          

Akan memastikan tiada sesiapa pun yang akan menghadapi risiko menerima apa-apa balasan akibat menyuarakan kebimbangan, walaupun jika pemberi maklumat itu tersilap. Walau bagaimanapun, jaminan ini tidak diberikan kepada orang yang dengan niat jahat menyuarakan perkara yang diketahui sebagai tidak benar.

 

 

 

KESELAMATAN

 

 

i

Perlindungan

 

 

Polisi ini dirangka untuk memberikan perlindungan kepada pemberi maklumat yang mendedahkan kebimbangan tertentu dengan syarat pendedahan itu dibuat:

 

·          

dengan jujur; dan

 

 

·          

dengan kepercayaan yang munasabah oleh pemberi maklumat yang membuat pendedahan bahawa ia bertujuan menunjukkan amalan salah atau kelakuan tidak wajar dan jika mereka membuat pendedahan itu kepada orang yang sewajarnya (lihat di bawah).

 

 

 

ii

Kerashsiaan

 

 

Kumpulan akan mengendalikan semua pendedahan seumpamanya secara sulit. Identiti pemberi maklumat yang membuat tuduhan akan dirahsiakan selagi ia tidak menghalang atau menggagalkan apa-apa penyiasatan. Walau bagaimanapun, proses penyiasatan mungkin mendedahkan sumber maklumat dan pemberi maklumat yang membuat pendedahan mungkin perlu memberikan pernyataan sebagai sebahagian daripada proses atau bukti yang dikehendaki.

 

Jika Kumpulan berhadapan dengan keadaan yang memerlukan kepada pendedahan identiti, Kumpulan akan cuba membincangkan perkara ini dengan pemberi maklumat terlebih dahulu.

 

 

Sekiranya pemberi maklumat memilih untuk mendedahkan identitinya sama ada secara dalaman atau di luar/di hadapan awam, Kumpulan tidak lagi terikat untuk mengekalkan kerahsiaan pemberi maklumat.

 

 

iii

Tuduhan Tanpa Nama

 

 

 

Polisi ini amat menggalakkan pemberi maklumat memberikan nama bagi apa-apa pendedahan yang dibuatnya. Walau bagaimanapun, pemberi maklumat boleh meminta supaya namanya dirahsiakan, jika dia memilih untuk berbuat demikian. Pemberi maklumat tanpa nama digalakkan memberikan alamat e-mel atau maklumat hubungan lain bagi memudahkan penyiasatan sewajarnya.

 

Pemberi maklumat dinasihatkan supaya memberikan maklumat yang cukup bagi membolehkan Kumpulan menjalankan penyiasatan. Selain itu, faktor yang akan diambil kira termasuklah:

 

·          

Tahap seriusnya isu atau kebimbangan yang disuarakan

 

 

 

 

·          

Kebolehpercayaan terhadap kebimbangan

 

 

 

 

·          

Kemungkinan mendapat pengesahan tentang tuduhan daripada sumber yang menjadi puncanya

 

 

iv

Tuduhan Tidak Benar

 

 

Jika pemberi maklumat membuat tuduhan secara jujur, yang tidak disahkan melalui penyiasatan yang dibuat selepas itu, maka tindakan tidak akan diambil terhadap individu tersebut. Semasa membuat pendedahan, pemberi maklumat hendaklah berhati-hati bagi memastikan ketepatan maklumat. Walau bagaimanapun, jika pemberi maklumat membuat tuduhan dengan niat jahat atau bertujuan menyusahkan, terutamanya jika dia seorang pekerja dan dia terus melakukannya, maka tindakan tatatertib akan diambil terhadap pekerja tersebut.

 

 

 

CARA MENYUARAKAN KEBIMBANGAN ATAU MEMBERIKAN MAKLUMAT

 

 

Kepada siapa laporan perlu dibuat?

 

 

Anda boleh membuat laporan kepada mana-mana orang yang berikut :

 

 

(a)

Pengerusi Jawatankuasa Audit PPB

sohct@ppb.com.my

(b)

Pengarah Kanan Bebas Bukan Eksekutif

ahmadsufian@ppb.com.my

(c)

Ketua Audit Dalaman

sengka@ppb.com.my

(d)

Pengurus Besar ChemQuest

francisquah@cq.com.my

(e)

Ketua Pegawai Risiko ChemQuest

lkloh@cwm.com.my

(f)

Ketua Sumber Manusia ChemQuest

theresachin@cwm.com.my

 

 

 

Cara membuat laporan:

 

 

 

·          

Kebimbangan atau maklumat sebaik-baiknya disuarakan atau disampaikan secara bertulis melalui e-mel. Kumpulan menyarankan supaya apa-apa laporan hendaklah diperincikan apabila menyatakan latar belakang dan sejarah peristiwa serta alasan bagi kebimbangan anda dengan melengkapkan Borang Laporan Pemberi Maklumat yang boleh dimuat turun dari sini.

 

 

 

 

Borang yang telah dilengkapkan boleh dihantar melalui e-mel ke alamat e-mel pemberian maklumat whistleblowing@ppb.com.my yang ditujukan kepada kakitangan Jabatan Audit Dalaman PPB yang diberi kuasa.

 

 

·          

Selain itu, anda boleh menghantar Borang Laporan Pemberi Maklumat yang telah dilengkapkan sewajarnya melalui pos ke alamat yang berikut:

 

 

 

 Pengerusi Jawatankuasa Audit

 d/a Ketua Audit Dalaman

 PPB Group Berhad

 Tingkat 12 Menara UBN

 10 Jalan P Ramlee

 50250 Kuala Lumpur.

 

 

 

 

·          

Jika anda tidak selesa untuk membuat laporan bertulis, anda boleh membuat panggilan telefon: +603-27260075 (Ketua Audit Dalaman) atau berjumpa dengan pegawai Syarikat yang berkenaan secara sulit, pada masa dan lokasi yang ditentukan bersama.

 

 

 

 

 

 

PROSEDUR PENYIASATAN

 

 

Proses penyiasatan adalah seperti yang berikut:

 

 

·          

Butiran dan penjelasan penuh aduan hendaklah diperoleh.

 

·          

Bergantung pada jenis/ciri kes/aduan yang dilaporkan, Jawatankuasa Audit memegang kuasa tertinggi untuk membentuk panel penyiasat yang boleh terdiri daripada bahagian perniagaan yang berkaitan/kakitangan berwibawa seperti Ketua Undang-undang/Ketua Audit Dalaman/GCRO/CHRO untuk mengendalikan isu yang dilaporkan.

 

·          

Panel penyiasat hendaklah memberitahu subjek yang aduan dibuat terhadapnya secepat dan semunasabah yang mungkin. Subjek akan dimaklumkan tentang haknya untuk diiringi oleh kesatuan sekerja atau wakil lain (jika berkenaan) pada mana-mana temu bual atau pendengaran pada masa depan yang diadakan di bawah peruntukan prosedur ini..

 

·          

Jika sesuai, panel penyiasat hendaklah berunding dengan Ketua Eksekutif/Pengarah Urusan/Pengerusi yang berkaitan, dan mempertimbangkan pelibatan juruaudit dalaman Syarikat dan/atau pihak polis pada peringkat ini.

 

·          

Tuduhan hendaklah disiasat sepenuhnya oleh panel penyiasat dengan bantuan individu/badan lain, jika sesuai.

 

·          

Dapatan berhubung dengan aduan dan kesahan aduan akan dibuat oleh panel penyiasat. Dapatan ini akan diperincikan dalam laporan bertulis yang mengandungi dapatan bagi penyiasatan dan kesimpulan dapatan. Laporan akan diserahkan kepada Ketua Eksekutif/Pengarah Urusan/Pengerusi yang berkaitan, mengikut mana-mana yang sesuai.

 

·          

Ketua Eksekutif/Pengarah Urusan/Pengerusi yang berkaitan akan memutuskan tindakan yang akan diambil. Jika aduan didapati sah, prosedur tatatertib atau prosedur Syarikat yang lain sebagaimana sesuai akan digunakan.

 

·          

Pemberi maklumat akan sentiasa dimaklumkan tentang perkembangan penyiasatan, jika sesuai, dan keputusan akhir.

 

Jika pemberi maklumat tidak berpuas hati kerana kebimbangannya tidak dikendalikan sewajarnya oleh panel penyiasat, dia berhak menyuarakannya secara sulit kepada Jawatankuasa Audit atau salah seorang yang dilantik sebagaimana dinyatakan di atas.

 

Kepada Apakah akan berlaku selepas penyiasatan selesai dijalankan?

 

 

·          

Dapatan penyiasatan akan disampaikan kepada Jawatankuasa Audit untuk apa-apa tindakan yang perlu.

 

·          

Panel penyiasat akan menyampaikan kesimpulan bagi semua dapatan kepada pemberi maklumat sebagaimana yang dikehendaki oleh polisi, untuk penutupan.

 

 

 

 

PENYIMPANAN REKOD DENGAN SELAMAT

 

 

 

·          

Semua kebimbangan yang diterima secara bertulis melalui saluran yang dinyatakan di atas bersama dengan dokumen penyiasatan yang berkaitan akan diserahkan kepada Jabatan Audit Dalaman PPB dan akan disimpan oleh Kumpulan bagi tempoh minimum tujuh tahun.

 

·          

Semua laporan, bukti yang menyokongnya, dapatan penyiasatan dan pemantauan terhadap tindakan pembetulan akan diselenggara dan dipantau oleh Jabatan Audit Dalaman PPB.

 

 

 

 

 

 

 

PENGAWASAN DAN PEMILIKAN POLISI

 

 

·          

Pihak Lembaga Syarikat bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap Polisi ini dan hendaklah mengawasi pelaksanaan Polisi ini.

 

·          

Pihak Lembaga telah menyerahkan tanggungjawab untuk mentadbir dan melaksanakan Polisi ini kepada Jawatankuasa Audit.

 

·          

Penggunaan dan keberkesanan Polisi ini hendaklah sentiasa dipantau dan dikaji semula oleh Jabatan Audit Dalaman PPB, yang menjadi pemilik dokumen ini dan hendaklah bertanggungjawab memasukkan apa-apa pindaan dan maklumat kemas kini ke dalam dokumen ini, mendapatkan kelulusan Pengerusi Jawatankuasa Audit bagi pindaan dan maklumat kemas kini tersebut dan mengedarkannya kepada pihak yang berkaitan.

 

·          

Kumpulan akan mengkaji semula Polisi ini sekurang-kurangnya sekali setiap tiga tahun untuk menilai keberkesanannya.